Department for Education

Ondersteuning van interne teams om hun PMO-functies te optimaliseren.

Evaluatie van bestaande PPM-functionaliteit

Het Department for Education (DfE) moest de bestaande functionaliteit van haar Project Management Office (PMO) verbeteren ter voorbereiding op de heraanbesteding van een administratiedienst voor het Teacher’s Pension Scheme (TPS, pensioenregeling voor docenten). Doel was te zorgen voor praktische inbedding met inachtneming van het bestaande PPM-expertiseniveau. Lumera kreeg de opdracht het interne team te ondersteunen zodat ze hun processen konden optimaliseren en de aanbesteding van start kon gaan.

Oplossing

Onze levering van deze opdracht ging in vier fasen: evaluatie, operationeel model, sjabloonproductie en overdracht van vaardigheden.

De eerste taak was de uitvoering van een evaluatie van de PPM/PMO-processen binnen het TPS-team. Zo kregen we snel inzicht in de bestaande capaciteitsniveaus en konden we ontwikkelingsgebieden identificeren in een beknopt evaluatierapport.

We gingen rap over tot het ontwikkelen van een operationeel model voor een PMO. We stelden vast welke rol het PMO moest spelen, wat de interacties bedrijfsbreed zouden zijn en wat de vereiste middelen waren. Dankzij de identificatie van intern personeel met de juiste vaardigheden kon het PMO direct bemand worden.

Naast de initiëring van de PMO-functie ontwikkelden we tegelijkertijd een reeks sjablonen die het DfE zou voorzien van solide en gebruiksvriendelijke tools ter ondersteuning van hun levering, conform de PRINCE2-normen. Onze toolkit van sjablonen bevatte het volgende:

Portfoliorapport
Transformatiekaart
Document voor programmadefinitie
Document voor programma-overzicht
Projectopdracht
Projectinitiëringsdocument
Strategisch schema
Actielogboek
Besluitenlogboek
Risicodashboard
Risicoregister
Engagements- en communicatiestrategie gericht op stakeholders
Communicatieplan
Batenrealisatieplan
Projectbeëindigingsverslag

Onze laatste activiteit was de overdracht van vaardigheden zodat de nieuw benoemde resource en andere stakeholder binnen het DfE de PPM-toolkit volledig konden benutten. Zo konden ze hoogwaardige ondersteuning geven aan het herbestedingsprogramma van de pensioenadministratie. We boden het interne team van Teachers’ Pensions begeleiding en overdracht van vaardigheden, waarbij we verschillende een-op-een en groepssessies leverden. Ook zorgden we dat alle sjablonen werden geleverd met uitleg in eenvoudige taal, om ze ook toegankelijk te maken voor niet-PPM professionals.

Zo leveren wij

“Lumera's begrip van gedragswetenschap en de toepassing ervan op communicatiestrategieën was direct helder. Ze blinken uit in het omzetten van complexe pensioeninformatie in heldere, beknopte berichten die resoneren bij onze klanten en zinvolle betrokkenheid bevorderen."

Programme Director, National Audit Office

De opdracht voorzag het DfE van een volledige evaluatie van de huidige toepassing van PMO-processen en een lijst van aanbevelingen voor verbeterpunten, op basis van het stoplichtmodel. Dit werd ondersteund door een aanpak op maat en ondersteunend implementatieplan voor een solide portfolio office. We konden de klant al het benodigde bieden om de toepassing van PMO-processen binnen het departement te hervormen en verder te gaan met een succesvolle aanbesteding.

Begin je traject

De resultaten

De Prudent Revolution

De Prudent Revolution is ons model voor verandering – transformatie zonder disruptie – op maat gemaakt voor de meest complexe (en uiterst gereguleerde) sector ter wereld.

Het dient ook als de basis voor hoe we AI gebruiken: altijd afgewogen, altijd transparant, altijd ontworpen om veilige, conforme transformatie te ondersteunen in plaats van risico's te vergroten.

Start de Prudent Revolution